Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp cho người mới bắt đầu nên dùng trước tiên

Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp cho người mới bắt đầu thường là chủ đề khiến nhiều người lúng túng nhất khi lần đầu bước vào kinh doanh. Nếu bạn chưa quen công nghệ, hãy ưu tiên phần mềm có gói miễn phí, giao diện tiếng Việt và có thể học xong trong một, hai buổi. Chúng tôi từng gặp không ít chủ shop mua gói đắt tiền chỉ vì danh sách tính năng dài. Rồi họ bỏ phần lớn chúng sang một bên.

Với người mới, dùng đúng việc đang cần thì quan trọng hơn nhiều so với có đủ mọi thứ. Phần dưới đây, chúng tôi gom lại năm hướng lựa chọn nổi bật theo tiêu chí thực tế. Mỗi hướng có đối tượng phù hợp và giới hạn riêng. Bạn nên đọc kỹ trước khi quyết định.

Một lưu ý nhỏ: giá và tính năng thay đổi theo thời điểm. Trước khi đăng ký, hãy vào trang chính thức để kiểm tra lại. Nếu muốn hình dung lộ trình tổng thể, bạn có thể đọc thêm cách chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ ngay từ bước đầu.

Vì sao người mới nên dùng phần mềm thay vì sổ sách rời rạc

Chúng tôi gặp rất nhiều chủ cửa hàng nhỏ ở cùng một tình huống. Đơn hàng nằm rải rác trên Zalo, công nợ ghi tay trong một cuốn sổ, còn kho hàng đến cuối tháng mới được đếm lại. Khi cần đối chiếu, không ai nhớ chắc con số nào mới đúng.

Sổ sách hiếm khi sai ngay lập tức. Nó sai dần, và lỗi chỉ lộ ra đúng lúc bạn cần đưa ra quyết định. Phần mềm giúp dữ liệu nằm ở một nơi duy nhất, tra cứu nhanh hơn và bớt phụ thuộc vào trí nhớ của từng người.

Theo kinh nghiệm triển khai của đội ngũ chúng tôi, khoảng 30 đến 50 đơn mỗi tháng là lúc nên cân nhắc chuyển sang phần mềm. Nếu từ hai người trở lên cùng xử lý đơn, bạn nên chuyển sớm hơn. Hai người cùng sửa một cuốn sổ rất dễ lệch số, và việc tìm ra chỗ lệch thường tốn thời gian hơn cả việc nhập liệu. Một khách hàng của chúng tôi, chủ một shop mỹ phẩm, từng mất gần một ngày cuối tháng chỉ để dò lại, vì hai nhân viên ghi trùng đơn.

Phần mềm quản lý thường xử lý tốt bốn nhóm việc: bán hàng, tồn kho, công nợ và kế toán cơ bản. Đây là những việc lặp lại nhiều nhất, và cũng là nơi sai sót hay phát sinh nhất.

Tiêu chí chọn phần mềm khi chưa có kinh nghiệm

Khi chưa từng dùng phần mềm nào, bạn rất dễ bị cuốn theo quảng cáo và bảng giá. Chúng tôi thường đưa khách hàng đi qua vài câu hỏi đơn giản trước khi đăng ký bất kỳ gói nào. Câu hỏi đầu tiên là việc chính có làm được sau một buổi học hay không. Hướng dẫn tiếng Việt rõ ràng giúp bạn tự tin hơn rất nhiều. Tiếp theo, hãy xem có gói miễn phí hoặc gói thấp để thử trước khi trả tiền không.

• Dễ dùng: thao tác chính làm được sau một buổi học.
• Chi phí: có gói miễn phí hoặc gói thấp để thử nghiệm.
• Kết nối: xuất được hóa đơn điện tử, kết nối thanh toán và sàn thương mại khi cần.
• Mở rộng: nâng cấp được khi quy mô tăng, không phải chuyển toàn bộ dữ liệu từ đầu.

Trong các tiêu chí này, chúng tôi thường đặt sự dễ dùng lên đầu tiên. Một phần mềm mạnh nhưng không ai trong nhóm dùng được thì chẳng giúp ích gì. Dữ liệu nhập sai ngay từ gốc, và mọi báo cáo phía sau đều mất giá trị.

Phần mềm bán hàng và kho cho cửa hàng nhỏ

Nhóm này hợp với cửa hàng bán lẻ hoặc shop online có vài trăm sản phẩm. Điểm mạnh nằm ở việc quản lý kho, lên đơn và in hóa đơn nhanh, kể cả trên điện thoại. Khi bạn đang đứng tại quầy và khách đang chờ, sự tiện lợi này thật sự đáng giá.

Có một hạn chế cần nói rõ: phần kế toán nâng cao thường phải dùng thêm công cụ khác. Gói miễn phí của nhiều phần mềm cũng giới hạn số đơn mỗi tháng. Cách kiểm chứng đơn giản nhất là đăng ký thử và nhập vài đơn thật trước khi dựa vào nó cho công việc chính thức.

Phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh phải lập hóa đơn và báo cáo doanh thu theo quy định hiện hành. Nhóm phần mềm này giúp tạo hóa đơn điện tử và theo dõi doanh thu, chi phí theo từng tháng. Nhờ vậy, cuối kỳ bạn không phải lục lại từng chứng từ giấy, vốn rất dễ thất lạc.

Bạn vẫn cần xác nhận cách kết nối với cơ quan thuế cũng như các quy định mới nhất trước khi sử dụng. Quy định về hóa đơn thay đổi khá thường xuyên, nên bạn nên kiểm tra thông tin mới nhất thay vì tin vào tài liệu cũ.

Phần mềm nhân sự và chấm công cho nhóm dưới 20 người

Nhóm nhỏ thường cần theo dõi giờ làm, ngày nghỉ phép và lương cơ bản. Một số phần mềm cho phép chấm công qua điện thoại hoặc thẻ, đồng thời tính lương theo mẫu có sẵn. Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian cho người vừa làm kế toán vừa phụ trách nhân sự, vốn là chuyện rất phổ biến ở các đội nhỏ.

Tính năng tuyển dụng thường nằm ở gói cao hơn. Nếu bạn chỉ cần chấm công và tính lương, đừng trả thêm tiền cho những tính năng chưa dùng tới.

So sánh nhanh các nhóm lựa chọn theo nhu cầu

Bảng dưới đây giúp bạn hình dung nhanh. Mỗi nhóm có trọng tâm khác nhau, nên hãy đọc theo nhu cầu của mình thay vì chỉ đếm số ô.

Khi đọc bảng, đừng chọn theo số lượng tính năng. Hãy chọn theo việc quan trọng nhất ngay lúc này. Con số giá cụ thể, bạn nên tự xác minh trực tiếp tại thời điểm đăng ký.

Sai lầm thường gặp khi người mới chọn phần mềm

Sai lầm đầu tiên là mua gói lớn ngay từ đầu rồi chỉ dùng một phần nhỏ tính năng. Tiền bỏ ra không tương xứng, và bạn còn phải học thêm những thứ không cần thiết.

Sai lầm thứ hai là nhập dữ liệu cũ thiếu sót. Báo cáo tháng đầu sẽ lệch, và từ đó bạn mất niềm tin vào cả hệ thống. Hãy kiểm tra kỹ số dư tồn kho và công nợ trước khi bắt đầu, dù việc này khá nhàm chán.

Sai lầm thứ ba là bỏ qua gói miễn phí. Một buổi thử nghiệm sẽ cho bạn biết phần mềm có hợp cách làm việc của mình hay không. Việc này rẻ hơn rất nhiều so với đổi sang phần mềm khác sau vài tháng, khi dữ liệu đã nằm sâu trong hệ thống cũ.

Cuối cùng là quên sao lưu dữ liệu định kỳ. Đừng chờ đến khi mất dữ liệu rồi mới nhớ tới nó.

Lộ trình triển khai trong 30 ngày

Tuần đầu tiên, hãy liệt kê những việc đang làm ra giấy để biết mình thực sự cần gì. Sau đó chọn một phần mềm để thử. Bạn không cần hoàn hảo ngay từ đầu, chỉ cần đủ tốt để bắt đầu.

Sang tuần thứ hai, nhập dữ liệu sản phẩm và khách hàng, rồi thử vài đơn hàng thật. Đây là lúc bạn phát hiện những chỗ chưa quen, nên ghi lại để hỏi bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp. Nếu muốn tìm hiểu cách bảo vệ dữ liệu khi đưa hệ thống lên mạng, bạn có thể đọc bài viết về bảo mật khi đưa ứng dụng trong doanh nghiệp lên web.

Tuần thứ ba và thứ tư, hãy đối chiếu số liệu trên phần mềm với sổ sách cũ. Nếu khớp, bạn mới điều chỉnh quy trình rồi dần bỏ sổ giấy. Đừng bỏ sổ quá sớm khi chưa kiểm chứng xong.

Câu hỏi thường gặp

Người mới nên bắt đầu với phần mềm miễn phí hay trả phí?

Nên bắt đầu với gói miễn phí hoặc gói thấp để thử. Khi đã quen tay và thấy phần mềm thật sự giúp ích, bạn mới cân nhắc nâng cấp, tránh trả tiền cho những thứ chưa đúng nhu cầu.

Có cần kiến thức kế toán để dùng phần mềm quản lý không?

Với thao tác bán hàng và kho, bạn không cần kiến thức kế toán sâu. Phần lập báo cáo thuế và hóa đơn nên có người am hiểu hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia, vì quy định thay đổi thường xuyên.

Dữ liệu có an toàn khi lưu trên phần mềm online không?

Đa số nhà cung cấp uy tín đều có cơ chế bảo mật và sao lưu riêng. Dù vậy, bạn vẫn nên tự xuất dữ liệu ra file định kỳ và đọc kỹ chính sách bảo mật trước khi dùng.

Khi nào nên nâng cấp lên gói cao hơn?

Hãy nâng cấp khi gói hiện tại không đáp ứng được việc thường ngày, ví dụ đã chạm giới hạn số đơn hoặc cần thêm người dùng. Đừng nâng cấp chỉ vì gói cao có nhiều tính năng hơn.

Có thể chuyển dữ liệu từ phần mềm này sang phần mềm khác không?

Thường là có, nhưng mức độ dễ dàng khác nhau. Trước khi đăng ký, hãy kiểm tra xem phần mềm có hỗ trợ xuất file chuẩn như Excel hay không. Khi cân nhắc hệ thống lâu dài, bạn cũng có thể tham khảo cách tối ưu công cụ cho đội nhỏ.