Vì sao chúng tôi làm bài tổng hợp top phần mềm, dịch vụ, nền tảng công nghệ này
Khi ngồi soạn bài tổng hợp top phần mềm, dịch vụ, nền tảng công nghệ này, chúng tôi muốn giúp các đội nhóm nhỏ tìm được công cụ quản lý công việc phù hợp mà không tốn một đồng chi phí nào. Suốt nhiều năm hỗ trợ khách hàng chuyển đổi số, chúng tôi nhận ra quản lý công việc qua chat hoặc email là vấn đề gần như đội nào cũng từng gặp. Tin nhắn giao việc rơi rớt giữa hàng trăm dòng chat khác. Deadline bị quên. Không ai nhớ rõ ai đang phụ trách phần nào.
Chúng tôi từng tư vấn cho một đội marketing chỉ vỏn vẹn năm người. Họ giao việc qua Messenger, deadline thì mỗi người tự nhớ trong đầu. Đến tuần cao điểm, ba chiến dịch chạy song song cùng lúc. Không ai biết đồng nghiệp bên cạnh đang làm đến đâu. Kết quả là một bài viết quan trọng bị trễ mất hai ngày, chỉ vì ai cũng tưởng người khác đã xử lý. Câu chuyện này lặp lại ở rất nhiều đội nhóm nhỏ mà đội ngũ chúng tôi từng gặp, không riêng gì lĩnh vực marketing.
Theo dõi tiến độ theo thời gian thực là nhu cầu không thể thiếu
Một nơi duy nhất để nhìn thấy toàn bộ trạng thái công việc giúp đội nhóm tiết kiệm rất nhiều thời gian họp hành. Thay vì lục lại tin nhắn cũ trước mỗi buổi báo cáo, trưởng nhóm chỉ cần mở bảng công việc là thấy ngay ai đang làm gì. Với các đội làm việc từ xa, lợi ích này càng rõ ràng hơn. Không phải lúc nào cả nhóm cũng ngồi chung một chỗ để trao đổi trực tiếp với nhau.
Những kiểu nền tảng công nghệ chúng tôi thường gợi ý cho đội nhóm nhỏ
Trong quá trình tư vấn, chúng tôi thường phân loại các nền tảng quản lý công việc theo cách vận hành. Việc này giúp khách hàng dễ hình dung nên chọn loại nào cho đúng nhu cầu của đội mình. Có ba nhóm chính mà đội nhóm nhỏ hay cân nhắc nhất.
- Bảng công việc kiểu kéo thả: giao diện chia cột theo trạng thái như đang làm, chờ duyệt, hoàn thành. Cả đội chỉ cần nhìn lướt qua là nắm được bức tranh chung, không cần đọc báo cáo dài dòng mỗi tuần.
- Nền tảng tích hợp lịch và nhắc việc tự động: phù hợp với đội có nhiều deadline gối đầu nhau. Hệ thống tự nhắc trước hạn, giúp trưởng nhóm phát hiện sớm thành viên nào đang quá tải so với người khác.
- Nền tảng đa năng, kết nối với dữ liệu vận hành khác: một số đội kinh doanh nhỏ mà chúng tôi từng hỗ trợ còn ghép nền tảng quản lý công việc với giải pháp quản lý kho hàng, để việc giao đơn và xử lý tồn kho không tách rời khỏi tiến độ công việc chung.
Ngoài ba nhóm trên, mỗi ngành nghề lại có thêm những công cụ đặc thù riêng. Chúng tôi khuyên bạn nên xem thêm bài phần mềm quản lý theo từng ngành nghề nếu đội bạn hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi quản lý chuyên sâu hơn, chẳng hạn y tế, xây dựng hay bán lẻ.
Tiêu chí chọn nền tảng phù hợp với quy mô đội
Giới hạn của gói miễn phí là điều đầu tiên chúng tôi luôn khuyên khách hàng kiểm tra kỹ. Nhiều nền tảng quảng cáo miễn phí rất hấp dẫn, nhưng lại giới hạn số thành viên hoặc số dự án được tạo. Nếu không đọc kỹ ngay từ đầu, đội nhóm rất dễ phải nâng cấp trả phí sớm hơn dự tính, đúng lúc ngân sách chưa chuẩn bị cho khoản này.
Khả năng kết nối với công cụ đang dùng sẵn cũng quan trọng không kém. Một nền tảng có thể liên kết với email, lịch hoặc nơi lưu trữ tài liệu quen thuộc sẽ giúp việc chuyển đổi diễn ra êm hơn nhiều. Đội nhóm không phải xáo trộn toàn bộ thói quen làm việc chỉ vì đổi công cụ mới.
Chúng tôi luôn khuyên khách hàng dùng thử miễn phí trước khi cam kết dài hạn với bất kỳ nền tảng nào. Bước này giúp cả đội đánh giá đúng mức độ phù hợp trong thực tế. Có đội chọn nhầm công cụ quá phức tạp so với quy mô năm người của mình, dùng được hai tuần thì bỏ vì không ai kiên nhẫn học hết tính năng.
Giao diện thân thiện với người mới cũng là yếu tố dễ bị bỏ qua. Không phải thành viên nào trong đội cũng rành công nghệ như người phụ trách chọn công cụ. Một nền tảng có đường học tập thấp giúp cả đội bắt nhịp nhanh, tránh mất nhiều buổi đào tạo trước khi thực sự áp dụng vào công việc hàng ngày.
Một tình huống thực tế: trung tâm giáo dục nhỏ chuyển từ sổ tay sang nền tảng số
Cách đây không lâu, chúng tôi có hỗ trợ một trung tâm dạy kèm quy mô nhỏ, chỉ khoảng bảy giáo viên. Trước đó họ quản lý lịch dạy, bài tập và tiến độ học sinh hoàn toàn bằng sổ tay và nhóm chat phụ huynh. Đến kỳ thi, mọi thứ rối tung vì không ai theo dõi được lớp nào đã hoàn thành ôn tập.
Sau khi chuyển sang một nền tảng quản lý công việc miễn phí, ban giám đốc trung tâm có thể thấy ngay tiến độ từng lớp trên một màn hình duy nhất. Chúng tôi cũng gợi ý họ tham khảo thêm bài phần mềm quản lý giáo dục chất lượng để bổ sung thêm phần quản lý học viên chuyên biệt, vì nền tảng công việc thông thường không thay thế hoàn toàn phần mềm giáo dục chuyên ngành. Kết hợp cả hai giúp trung tâm vừa theo dõi công việc nội bộ, vừa quản lý học viên gọn gàng hơn hẳn.
Kết luận
Chọn đúng nền tảng giúp đội nhóm nhỏ làm việc gọn gàng hơn hẳn, giảm rõ rệt tình trạng thất lạc thông tin so với thời còn quản lý hoàn toàn qua chat và email. Đầu tư thời gian dùng thử vài nền tảng trước khi quyết định sẽ giúp cả đội tiết kiệm được nhiều công sức về sau, thay vì đổi công cụ liên tục mỗi vài tháng.
Việc thống nhất cách dùng ngay từ đầu, cùng với hướng dẫn kỹ cho mọi thành viên, cũng giúp công cụ mới được áp dụng thuận lợi hơn. Sau một thời gian sử dụng, chúng tôi luôn khuyên khách hàng định kỳ nhìn lại xem nền tảng đang dùng có còn phù hợp với quy mô đội hay không. Nếu bạn muốn tìm thêm gợi ý về công cụ và dịch vụ công nghệ khác cho doanh nghiệp mình, chúng tôi có cả một kho bài đánh giá phần mềm và dịch vụ công nghệ đang chờ bạn khám phá.