Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hỏi chúng tôi về giải pháp chuyển đổi số cho bộ phận nhân sự. Câu hỏi nghe đơn giản, nhưng để trả lời cho đúng cần nhìn vào công việc hằng ngày. Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhân sự chỉ do một hai người phụ trách. Người đó vừa chấm công, vừa tính lương, vừa tuyển dụng, vừa xử lý giấy tờ cho nhân viên mới. Khi việc đã chồng chất như vậy, câu hỏi thường gặp nhất là nên bắt đầu từ đâu.
Câu trả lời thường không phải là mua ngay một phần mềm quản lý nhân sự đắt tiền. Chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp mua công cụ trước rồi mới hiểu quy trình của mình, và kết quả là phải làm lại từ đầu. Chuyển đổi số hiệu quả bắt đầu từ việc nhìn lại cách làm việc hiện tại, sau đó mới chọn công cụ phù hợp.
Vì sao nhân sự thường là bộ phận chuyển đổi số muộn nhất
So với kế toán hay bán hàng, nhân sự ít khi được ưu tiên đầu tư công nghệ sớm. Lý do khá đơn giản là bộ phận này không trực tiếp tạo ra doanh thu, nên dễ bị đẩy xuống cuối danh sách ngân sách. Nhưng khi công ty tăng thêm nhân viên, mọi thứ bắt đầu thay đổi. Hồ sơ nhân sự nằm rải rác trong file Excel, đơn nghỉ phép nằm trong tin nhắn, và mỗi lần cần tra cứu lại phải lục tìm rất lâu. Đến lúc đó, số hóa không còn là lựa chọn mà trở thành nhu cầu thật.
Quy trình thủ công ngốn thời gian nhưng ít ai để ý
Chấm công bằng sổ tay, duyệt nghỉ phép qua Zalo, tính lương bằng một công thức Excel tự chế từ nhiều năm trước. Từng việc riêng lẻ nghe có vẻ nhỏ. Gộp lại, đây là khối lượng công việc lặp đi lặp lại mỗi tháng. Chỉ cần một ô công thức bị sửa nhầm, cả bảng lương có thể sai mà không ai kịp phát hiện. Đó là lý do nhiều người làm nhân sự cảm thấy mệt mỏi dù công việc không quá phức tạp.
Trước khi mua phần mềm, hãy rà soát quy trình
Bước này thường bị bỏ qua vì ai cũng muốn có công cụ ngay lập tức. Tuy nhiên, mua phần mềm khi chưa hiểu rõ quy trình rất dễ dẫn đến tình trạng công cụ không khớp với cách vận hành thực tế. Nhân viên phải thích nghi với phần mềm, thay vì phần mềm phục vụ công việc. Một buổi rà soát ngắn trong vài ngày thường giúp tiết kiệm nhiều tháng làm lại về sau.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi lại những việc người phụ trách nhân sự làm mỗi tuần và mỗi tháng. Sau đó, đánh dấu việc nào tốn nhiều thời gian nhất nhưng ít giá trị nhất. Thường đó là nhập dữ liệu trùng lặp, gửi lại cùng một mẫu văn bản nhiều lần, hoặc đối chiếu số liệu giữa các file rời. Hỏi thêm vài nhân viên về những thủ tục nội bộ họ thấy rườm rà cũng là cách nhanh để tìm ra điểm nghẽn.
Bắt đầu từ tuyển dụng, nơi thấy hiệu quả rõ nhất
Với doanh nghiệp nhỏ, tuyển dụng thường là khâu ngốn thời gian nhất của người làm nhân sự. Lọc hồ sơ, nhắn tin hẹn phỏng vấn, theo dõi trạng thái từng ứng viên bằng tay rất dễ bị sót. Có những ứng viên phù hợp bị bỏ lỡ chỉ vì email phản hồi chậm vài ngày. Đây cũng là nơi công nghệ hỗ trợ rõ ràng nhất ngay từ giai đoạn đầu, vì các thao tác lặp lại có thể được gom về một chỗ. Bài ứng dụng AI cho phòng nhân sự tối ưu quy trình tuyển dụng có nói khá cụ thể về hướng triển khai này.
Điều cần lưu ý là công cụ tuyển dụng chỉ phát huy khi quy trình đã rõ ràng. Nếu tiêu chí đánh giá ứng viên còn mơ hồ, phần mềm chỉ giúp sắp xếp thông tin nhanh hơn, chứ không giúp chọn đúng người hơn. Vì vậy, hãy thống nhất trước các vòng phỏng vấn và bộ câu hỏi chung cho từng vị trí.
Đừng chuyển đổi số riêng một mình phòng nhân sự
Dữ liệu nhân sự liên quan trực tiếp đến lương, thưởng và chi phí vận hành. Những con số này lại gắn chặt với phòng kế toán. Nếu chỉ số hóa riêng nhân sự mà bỏ qua kết nối với bộ phận khác, dữ liệu sẽ tiếp tục rời rạc. Nhân viên phải nhập tay lại nhiều lần cho các báo cáo khác nhau, và sai sót là chuyện khó tránh. Bài ứng dụng AI cho phòng kế toán tự động hóa dữ liệu tài chính cho thấy một hướng tiếp cận song song đáng tham khảo.
Khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên có bộ tiêu chí rõ ràng ngay từ đầu. Điều này giúp tránh chọn nhầm đối tác không phù hợp với quy mô hiện tại, ví dụ một hệ thống quá lớn cho đội nhân sự chỉ có vài người. Bạn có thể đối chiếu các hạng mục kỹ thuật trước khi ký hợp đồng, bắt đầu từ checklist kỹ thuật khi chọn công ty ứng dụng AI.
Chi phí ban đầu không nhất thiết phải lớn
Nhiều chủ doanh nghiệp ngần ngại chuyển đổi số vì nghĩ ngay đến chi phí phần mềm cao. Thực ra, nhiều công cụ quản lý nhân sự dành cho doanh nghiệp nhỏ có bản dùng thử. Bạn nên đọc kỹ điều khoản trước khi đăng ký, đặc biệt là phần gia hạn và số lượng tài khoản. Cách làm hợp lý là dùng thử một công cụ đơn giản trước, thay vì ký hợp đồng dài hạn ngay từ đầu.
Nếu sau vài tháng công cụ không phù hợp, doanh nghiệp vẫn có thể đổi sang giải pháp khác. Chi phí đã bỏ ra ban đầu thường nhỏ hơn nhiều so với rủi ro chọn sai một hệ thống lớn. Cách làm từng bước như vậy an toàn hơn hẳn việc đầu tư một lần khi chưa hiểu rõ nhu cầu. Nếu muốn tìm hiểu thêm về công cụ công nghệ nói chung cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tham khảo thêm tại tanduy.vn.
Một ví dụ dễ hình dung
Giả sử một công ty thương mại có khoảng hai chục nhân viên, chấm công bằng bảng giấy dán ở cửa ra vào. Cuối tháng, kế toán phải ngồi đối chiếu từng dòng để ra bảng lương. Sau đó, công ty chuyển sang chấm công bằng một ứng dụng điện thoại đơn giản. Phần tổng hợp cuối tháng rút ngắn đáng kể, và người làm nhân sự có thêm thời gian cho việc đào tạo và giữ chân nhân viên.
Ví dụ này không cần hệ thống lớn. Điều đáng chú ý là công ty chọn đúng một quy trình gây phiền nhất để số hóa trước, thay vì đầu tư dàn trải cho mọi thứ. Đó cũng là tinh thần chung của chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ.
Bắt đầu nhỏ, đo lường trước khi mở rộng
Với doanh nghiệp nhỏ, cách an toàn nhất là chọn một quy trình cụ thể để số hóa trước. Chấm công hoặc tuyển dụng thường là hai lựa chọn dễ bắt đầu nhất vì kết quả dễ nhìn thấy. Sau vài tháng sử dụng, hãy đánh giá lại xem công cụ có thực sự tiết kiệm thời gian hay không. Nếu cần một khung để đo hiệu quả, bạn có thể xem cách đo lường ROI khi chuyển đổi số ứng dụng AI trước khi quyết định mở rộng sang các quy trình khác.
Đừng vội đầu tư dàn trải ngay từ ngày đầu, dù ngân sách có thoải mái đến đâu. Mỗi bước nhỏ có kết quả đo được sẽ giúp bạn tự tin hơn khi làm bước tiếp theo. Chuyển đổi số là một hành trình, không phải dự án xong trong một lần.