“Khách hàng là thượng đế” – xưa nay đều đúng. Khách hàng chính là đòn bẩy để mọi doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm và phát triển doanh thu vượt bậc. Vì thế, trong quá trình kinh doanh, việc chăm sóc khách hàng là thủ thuật hàng đầu để doanh nghiệp có được chỗ đứng vững chắc nhất trên mảnh đất cạnh tranh khốc liệt. Một trong những cách chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất mà chúng tôi phải kể đến quản lý data khách hàng bằng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng.

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng (CRM) là một trong những ứng dụng máy tính. Giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng. Phát triển mối quan hệ này bằng cách tìm hiểu các thói quen, nhu cầu của khách hàng. Những phần mềm này sẽ luôn cập nhật được các thông tin của khách hàng và lưu trữ chúng trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu một cách có hệ thống, cụ thể.

Nhờ vào công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt này, mà doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm. Từ đó đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý nhất.

Không chỉ đối với doanh nghiệp, mà đối với cả những cá nhân kinh doanh tầm trung và nhỏ cũng có thể quản lý khách hàng của mình thông qua các phần mềm. Với loại hình bất động sản cho thuê thì cá nhân cũng cần sở hữu các phần mềm quản lý nhà trọ để quản lý thu chi, sổ sách và các thông tin khác của khách hàng, dễ dàng kết thân với khách hàng để quản lý, thông báo tiền điện nước dễ dàng. Ngoài ra có thể phân tích được các tính hình kinh doanh tăng trưởng cũng như phát hiện những hành vi chung của khách hàng để mở rộng mô hình của mình.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Những tính năng cần có của phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

Để có một Phần mềm quản lý data khách hàng hiệu quả, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhất. Doanh nghiệp của bạn cần trang bị các tính năng cơ bản như:

Tính năng quản lý khách hàng

Phần mềm khách hàng tích hợp tính năng quản lý bao gồm:

• Quản lý danh sách và thông tin khách hàng: Thông tin khách hàng chi tiết bao gồm: họ tên, số điện thoại, tên công ty, địa chỉ liên hệ…để có thể lọc tìm kiếm nhanh nhất.
• Phân loại nguồn khách hàng: Giúp người dùng chủ động thiết lập nguồn đến khách hàng. Hỗ trợ đắc lực cho việc báo cáo thống kê, phát triển các kênh thu hút khách hàng.
• Phân loại nhóm khách hàng: Phân loại, tùy chỉnh nhóm khách hàng theo đặc thù như: nhóm khách hàng vip, nhóm khách hàng thân thiện, nhóm khách hàng đã giao dịch…
• Thống kê lịch sử giao dịch: Toàn bộ lịch sử giao dịch của khách hàng qua các tab thông tin như: cơ hội kinh doanh, sản phẩm khách hàng quan tâm, lịch sử đã gửi báo giá, hợp đồng cho khách hàng…
• Linh động chuyển giao khách hàng: Tính năng này sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng chuyển data khách hàng đến nhân viên sales chăm sóc khách hàng. Hoặc chuyển từ nhân viên này sang nhận viên khác khi nghỉ việc. Tạo ra một quy trình khép kín chuyên nghiệp và kịp thời nhất.

Tính năng quản lý cơ hội kinh doanh

Phần mềm quản lý data, chăm sóc khách hàng có hệ thống theo dõi, thống kê, phân tích, tổng hợp các giao dịch hàng ngày của nhân viên sales.

Thống kê nhanh các cơ hội kinh doanh theo từng giai đoạn. Giá trị của các cơ hội dự kiến tới thời điểm hiện tại, bao nhiêu thất bại. Phân loại tình trạng cơ hôi kinh doanh để nhân viên dễ dàng hơn trong việc chăm sóc khách hàng. Nhờ vào phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng mà nhân viên kinh doanh có thể nắm bắt được tổng quan nhất về thực trạng kinh doanh. Để có phương thức quản lý các cơ hội của mình được chặt chẽ hơn. Bên cạnh đó, người quản lý cũng có thể phân tích và dự đoán được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình. Đưa ra những chiến lược kinh doanh kịp thời nhất.

Tính năng quản lý sản phẩm, dịch vụ

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tích hợp chức năng quản lý sản phẩm chi tiết như: thông số kĩ thuật, xuất xứ, nhóm sản phẩm… Danh sách sản phẩm được hiển thị dưới dạng lưới. Các trường thông tin đều được hỗ trợ lọc tìm kiếm nhanh. Nhờ chức năng import đưa danh sách sản phẩm lên hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, lưu viết lịch sử cập nhật giá, lịch sử kinh doanh, thống kê các cơ hội bán hàng, chiến dịch…

Tính năng quản lý hệ thống nhân viên

Phần mềm quản lý data chăm sóc khách hàng tích hợp tính năng này bao gồm: quản lý danh sách các trụ sở, chi nhánh, phòng ban…quản lý danh sách nhân viên; phân quyền chi tiết từng phòng ban; tạo tài khoản cho nhân viên và phân quyền truy cập…

Tính năng quản lý công việc, lịch hẹn, ngày thanh toán

Tính năng quản lý công việc, lịch hẹn của ứng dụng chăm sóc khách hàng giúp quản lý quỹ thời gian. Thực hiện nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả. Nhắc nhở nhân viên đặt lịch làm việc, quản lý công việc theo user. Hẹn lịch trên hệ thống hỗ trợ, quản lý chặt chẽ nhiệm vụ, phân hệ nhiệm vụ được xây dựng…

Tính năng quản lý báo giá, thông báo

Phần mềm quản lý data chăm sóc khách hàng thiết lập biểu mẫu và quản lý danh sách báo giá. Giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thời gian hoàn thiện báo giá. Đồng thời, quản lý danh sách báo giá, quản lý báo giá theo chiến dịch, quản lý nhật kí báo giá cho từng khách hàng. Đặc biệt, hệ thống in gửi báo giá trực tiếp trên phần mềm khách hàng nếu máy tính có kết nối với máy in. Hoặc có thể gửi email trực tiếp cho khách hàng.

Tính năng quản lý hợp đồng

Tính năng quản lý hợp đồng của phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng bằng thiết lập các mẫu báo giá. Giảm tối đa thời gian hoàn thiện báo giá. Quản lý thông tin hợp đồng, quản lý tình trạng hợp đồng, quản lý công nợ… Ngoài ra, hệ thống còn có chức năng thu tiền ngay trên phân hệ công nợ hợp đồng, phục vụ cho việc báo cáo.

Tính năng hỗ trợ công cụ marketing

Tất cả các phần mềm quản lý data chăm sóc khách hàng tích hợp chương trình SMS và Email Marketing. Hỗ trợ đắc lực cho chiến dịch chăm sóc khách hàng và quảng cáo doanh nghiệp hiệu quả. Cho phép thiết lập các mẫu email hoặc SMS riêng biệt. Tùy chọn danh sách khách hàng phù hợp để có các chương trình marketing phù hợp khi khách hàng của bạn quá đông. Tính năng gửi hàng loạt dịch vụ SMS và Email Marketing thương hiệu chuyên nghiệp…

Tính năng thống kê báo cáo

Với tính năng này, giải pháp chăm sóc khách hàng cung cấp cho người dùng hệ thống báo cáo linh động, chuyên nghiệp và chi tiết đến mỗi nghiệp vụ như: tổng hợp công nợ phải thu, doanh thu, khách hàng, sản phẩm…

Tính năng tích hợp tổng đài IP

Giúp ghi âm lịch sử cuộc gọi, hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến…Tiết kiệm chi phí điện thoại cho doanh nghiệp. Đồng thời rút ngắn thời gian đàm thoại.

Tính năng tích hợp thẻ thành viên, thẻ tích điểm

Điểm cộng khiến phần mềm quản lý data chăm sóc khách hàng được ưa chuộng chính là áp dụng chương trình thẻ thành viên. Mang đến giải pháp tăng khả năng tương tác cao đối với khách hàng. Theo dõi các giao dịch, hệ thống quản lý điểm thưởng, chiến dịch marketing. Hay theo dõi phản hồi của khách hàng từ việc tiếp thị qua các chiến dịch email, tin nhắn SMS, dịch vụ khách hàng trong cùng 1 gói dịch vụ.

Ngoài ra, nếu những tính năng trên đây vẫn chưa đáp ứng đủ yêu cầu của bạn thì bạn hãy tìm đến dịch vụ thiết kế phần mêm theo yêu cầu tại các đơn vị thiết kế phần mềm để được thêm tính năng cũng như những nhu cầu phần mềm để hợp với hoạt động kinh doanh của bạn.

Những lợi ích “vàng” khi sử dụng Hệ thống chăm sóc khách hàng

Vượt lên tất cả những cách quản lý data khách hàng thủ công, những phần mềm quản lý data chăm sóc khách hàng hiện nay mang đến sự tiện lợi cũng như hiệu quả tốt nhất.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Phần mềm crm tốt nhất có thể lưu trữ thông tin về khách hàng của mình. Tiến hành phân tích khách hàng để tìm ra cơ hội kinh doanh với khách hàng. Quản lý khách hàng, lắng nghe những ý kiến từ phía khách hàng. Dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp trong mọi thời điểm. Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng còn là một công cụ quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả, tập trung. Giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

CRM rất phù hợp với những ngành nghề cần quản lý lượng dữ liệu lớn như ngành du lịch cần phải quản lý thông tin tour du lịch, rất nhiều thông tin về khách hàng như thông tin cá nhân, vé, tour đăng kí…  vì vậy các CRM tích hợp trên các web du lịch rất phổ biến và mọi doanh nghiệp du lịch đều nên sử dụng.

Lợi ích đối với nhà quản lý

Đối với các nhà quản lý, họ không còn phải đau đầu để tìm giải pháp quản lý nhanh chóng mà không xảy ra sai sót. Ứng dụng quản lý tiến độ công việc giúp họ quản lý nhân viên kinh doanh. Đồng thời đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự một cách hiệu quả. Tránh được những rủi ro mỗi khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc. Bên cạnh đó còn giúp so sánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Dễ dàng phát hiện những khó khăn, rủi ro tiềm ẩn, từ đó kịp thời tìm ra giải pháp khắc phục thích hợp nhất. Thiết lập, quản lý và theo dõi tất cả các thông tin về chiến dịch chăm sóc khách hàng sao cho hiệu quả nhất.

Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

Phần mềm quản lý data chăm sóc khách hàng tạo nên một môi trường làm việc khoa học, lý tưởng. Các bộ phận kinh doanh dễ dàng chia sẻ ý tưởng, thông tin dựa trên dữ liệu về khách hàng đã được lưu trữ. Phần mềm còn cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả. Có thể nắm rõ thông tin cá nhân của từng khách hàng, đặc biệt là khách hàng tiềm năng. Liên hệ và chăm sóc kịp thời, tạo uy tín cho doanh nghiệp và giữ chân khách hàng dài lâu. Ngoài ra, phần mềm quản khách hàng còn cho phép quản lý và theo dõi các cuộc điện thoại trong công ty. Giúp đặt được kế hoạch vào thời gian cụ thể.

Lợi ích đối với bộ phận Marketing

Nhờ vào các chức năng hỗ trợ gửi mail và sms marketing hàng loạt của hệ thống quản lý khách hàng. Mà nhiều doanh nghiệp không cần phải sử dụng thêm bất kì một dịch vụ nào hỗ trợ cho 2 công việc này. Trong khi đó vẫn có thể thực hiện tốt các chiến dịch Marketing một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ vào đó mà nhân viên Marketing có thể chủ động thực hiện quảng bá, giới thiệu dịch vụ, sản phẩm hay các chương trình khuyến mãi, giảm giá đến đúng đối tượng khách hàng mà mình đang hướng đến.

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm crm thì có thể xem qua một số địa chỉ cung cấp phần mềm chuyên nghiệp như: mona.software, keycode.us, bugnetproject.com,… Hãy lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Không còn là hình thức kinh doanh truyền thống, quản lý, chăm sóc khách hàng thủ công, tốn thời gian như trước đây nữa. Có thể thấy, sự góp mặt của những phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng quả thực mang lại giải pháp tuyệt vời nhất mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể khước từ.